EXCEL FÜGGVÉNYEK. A LÉNYEG

Az excel táblázatok lényege a függvények, melyekkel feldolgozzuk az adatokat.

Az excel táblázatok magja és lényege, a különböző kalkulációs összefüggéseket biztosító excel függvények készlete. Matematikai, dátum, idő, keresés, szöveg, logikai, statisztikai, információs, műszaki függvények.

Függvények használatával a szokásos aritmetikai és algebrai számításoknál bonyolultabb műveleteket végezhetünk, akár egymásba ágyazva ezeket az elemi részeket, és így cellák, értékek között hozhatunk létre  összefüggésket. Az egyes függvények használatáról viselkedéséről a neten nagyon sok oldalon találni valamilyen szintű leírást, aminek a segítségével megérthető, használható, ha valaki elakadt. Szintén sokan hirdetnek és tartanak excel tanfolyamokat, ahol az excel táblázatok kezelését, illetve szerkesztését, létrehozását el lehet sajátítani. Itt most kicsit általánosabban nézzük, inkább az excel táblázatok, üzleti megoldások számára szükséges szemmel.

A függvények segítségével számításokat végezhetünk a cellákban lévő adatokkal, melyek tartalmazhatnak számokat, szövegeket, cellahivatkozásokat, amelyeket műveleti jelek kötnek össze. Minden képlet egyenlőségjellel kezdődik, majd jön a számítást meghatározó függvény, azután a függvény argumentumai, azaz a függvény adatkezelését, a számítást meghatározó kritériumok, paraméterek. 

Excel függvény: =SZUMHA(keresési-tartomány;kritérium;[összeg-tartomány]). Például: egy, az üzletkötők napi eladásait felsoroló táblázatban, a “B” oszlopban vannak az üzletkötők nevei, a “C” oszlopban az eladási forintok. Az =SZUMHA(B1:B100;”Kovács István”;C1:C100) függvény azt csinálja, hogy a “B” oszlopban található üzletkötő nevekből kiválasztja a “Kovács István” cellákat, és a hozzájuk tartozó, a “C” oszloban található bevételeket összeadja. Így megkapjuk, hogy abban az időszakban az adott üzletkötő mekkora bevételt hozott.  

Microsoft oldal, excel függvények link    ITT

Maradjunk ez előző, konkrét példához hasonlónál, csak kicsit többet tudó változatánál, a SZUMHA függvény használatánál. Valójában ez az egyik legfontosabb függvény az excel táblázat fejlesztők, felhasználók között, mert segítségével egy adathalmazból tudunk szinte tetszőlegesen kimutatás értékeket aggregálni, meglehetősen rugalmasan. Amit meg kell adnunk, azok a következők. Összeg tartomány.   Ez azoknak az adatoknak a tartománya, amelyeknek az értékeit szeretnénk összegezni, a függvény további részeiben megadott feltételek szerint. Itt most a C1:C100 cellák tartománya, ebben vannak az értékesítési összegek. Kritérium tartomány. A szűkítő, szűrő kritériumot tartalmazó cellák tartománya, B1:B100. Természetesen méretében ugyanakkora kell legyen, mint az értékek tartománya, esetünkben a B oszlop tartalmazza az üzletkötők neveit, ebben szerepel az első szűrő kritériumunk, aegy üzletkötő név, akinek az értékesítési számait szeretnénk látni, mondjuk “Kovács”. 

Ez eddig funkciójában ugyanaz, mint a SZUMHA függvény, egy értéktartományt összegzünk egy szűrő kritériuk szerint. A SZUMHATÖBB többletfunkciója most kezd érdekessé válni. Mondhatjuk azt is, hogy igen, de mi csak a 2022-es év eladásaira vagyunk kíváncsiak. Ekkor a második kritériumtarományt is megadjuk, legyen az E oszlopban az E1:E100 cellák. A második kritériumunk tehát a “2022”.  Még tovább léphetünk, és mondhatjuk, hogy de csak az áprilisi értékeket szerenénk tudni, akkor ha a hónapok számai az F oszlopban vannak, akkor a harmadik kritérium cella tartomány az F1:F100, és a harmadik kritériuk a “4”, azaz az április hónap száma. 

Ezzel a módszerrel gyakorlatilag a legtöbb összegzési feladatot fel lehet építeni. A szumhatöbb excel függvény párja a DARABHATÖBB függvény, amivel pedig hasonló módon, de nem az értékeket, hanem az előfordulások számát tudjuk összegezni.

Excel függvények a gyakorlatban.

A táblázat funkcióinak ellátásához, hacsak nem valami nagyon egyszerű, kitöltögetős esetről van szó, akkor függvényeket használunk. Képleteket, melyek egymásra és cellákra, cella tartományokra, munkalapokra hivatkoznak. Nagyon sok függvény közül választhatunk de természetesen nem lehet végtelen, így az esetek többségében nem egy függvényt, nem egy képletet, hanem függvények és képletek egymásba ágyazott sorozatát kell használnunk a cél eléréséhez.

Ettől kezdve a dolog már nem is olyan egyszerű. Nem is pusztán matematikai, logikai ismeretekre van szükség, hanem az excel függvényeinek viselkedését is érteni kell. Ez pedig nem mindig csak annyi, hogy megnézzük a súgóban, a leírásban, hiszen szakmai szintek is vannak, egy komolyabb probléma megoldása sokszor még az ezzel foglalkozók számára sem egyszerű feladat. Sok minden befolyásolja, hogy milyen módszerrel, milyen függvényekkel és képletekkel próbáljuk megoldani, és hatékonyan megoldani a feladatot. 

A hatékony megoldás, ajó megoldás azt jelenti, hogy ha lehet rugalmas, módosítható, a bővülö igények és a bővülö táblázat során alkalmazkodik, nem egy módosíthatatlan bronzba öntött, kezelhetetlen megoldás. Azután ott van az adat mennyiség szempontja, mert más megoldás praktikus kisebb adatmennyiségek kezelésére, és megint más, ha jelentős méretekről beszélünk. A képleteknek számolni és újraszámolni kell, ha egy cella megváltozik, és sok sok bonyulult függvény alaklmazásakor ez már komoly időt vehet igénybe. Ami akár a nagyon rosszul használható, vagy már használhatatlan állapotig is fajulhat.

Előjönnek magasbb szakmai szempontok. Igazában persze kit érdekel az excel, teljesen jogosan maga az üzleti probléma, és annak megoldása a lényeg. A táblázat csak egy eszköz ehhez.  Ahogyan nem lehet faekével követ fejteni, úgy itt is elérhető egy helyzet, amikor már nem elégségesek a passzív excel táblázatok, nem elégségesek a függvények és képletek. Ilyenkor szintet kell lépni, és az excel makrókra édemes rátérni. A cellák értékeit és formázásait kezelő függvényket kiegészítjük különböző automatukis működési funkciókkal, rész folyamatokkal, hogy jobban, gyorsabban rugalmasabban, vagy egyáltalán meg lehessen oldani a táblázat célját, alapvető feladatát. Nagyon hatékony, nagyon jól kezelhető rendszeket építhetünkígy, melyekkel ellátható egy vállalkozás szinte minden igénye.

Néhány tanulány, a neten fellelhető cikk válogatás az excel táblázatok, függvények témaköréből.

Egy részletesebb tanulmány az excel táblázat függvényekről. Leírások, példák, magyarázatok.

direkt link: Excel függvények sm ef pdf

“… Microsoft Excel függvények. Matematikai és trigonometriai függvények. Ez a kategória többségében mindenki által tanult, de nem biztos, hogy megtanult függvényeket tartalmaz. Alkalmazásuk ezért általában csak matematikai problémát szokott jelenteni. …”

szerző link : summers.hu Excel függvények sm ef pdf